Na początku była tabela...

Wszystko zaczęło się od tabelek. Część z moich czytelników być może pamięta jeszcze wielkie płachty papieru, misternie wyrzeźbione liniami, na których przechowywano zapiski wszystkich operacji w firmach. W Polsce czasami nazywano je "szubienicami". Skojarzenie najwyraźniej od głównych linii ksiąg, układających się w kształt litery T, które rozdzielały strony Winien i Ma. Pod liniami "wisiały" kwoty transakcji, pracowicie wypełniane przez księgowe.
Do dziś lekko przymglony ślad tych zapisków możesz czytelniku zauważyć w niektórych raportach, wypluwanych przez współczesne programy księgowe. Widać to szczególnie wyraźnie przy eksportowaniu takich danych do Excela. Swoją drogą, ta aplikacja nie bez kozery jest dziś jedną z najczęściej używanych w świecie finansów. Wciąż jednak niewielu z nas jest świadomych rewolucji jaka dokonała się w samym sercu arkuszy kalkulacyjnych. Dzisiejszym postem chciałbym przykuć Twoją uwagę do specjalnego rodzaju tabel, który może ułatwić Ci pracę na różne sposoby.

Tabele wewnątrz tabel

Może się to wydawać nieco dziwne, ale jeśli dasz szansę tabelom strukturalnym, możesz odnieść sporo korzyści. Czym one właściwie są? Najprościej mówiąc, tabela strukturalna to wydzielony obszar wewnątrz arkusza, traktowany przez Excela w specjalny sposób. Jeśli pomyślisz przez moment o tabeli, prawdopodobnie umysł podsunie Ci prostokątny obszar, obwiedziony siatką linii, rozdzielających poszczególne komórki. Tabela taka może mieć pogrubione etykiety u szczytu każdej kolumny (nagłówki). Czasami miewa też stopkę z podsumowaniami w ostatnim wierszu.
-Chwila, chwila. - powiesz - Czy przypadkiem nie możemy po prostu narysować sobie obramowań wokół interesującego nas fragmentu arkusza?
Tak, to prawda. Jednak chwile radości trwają krótko i zaczyna się droga pod górkę. Wyobraź sobie Twoją pięknie sformatowaną tabelkę kilka miesięcy później. Stworzyłeś na jej podstawie kilka skomplikowanych obliczeń, w formule sumę jednej kolumny dzieląc przez maksymalną wartość z innej, odjąć coś jeszcze i jeszcze... Życie płata figle, niespodziewanie manager prosi Cię o uwzględnienie jeszcze kilku wierszy z jego prognozami i odesłanie raportu za 5 minut. Brzmi znajomo?
Twoje pieczołowicie konstruowane formuły mogą zostać zniszczone przez chwilę nieuwagi i - biedny człowieku - będziesz musiał siedzieć po godzinach, próbując przywrócić właściwe zakresy w formułach w najlepszym wypadku, lub co gorsza sympatyczne błędy #ADR! zaczną uśmiechać się do Ciebie z każdego narożnika ekranu. Nie wspominałem jeszcze o przecudnej siatce tabeli koloru fuksja z grubą ramką w odcieniu niedojrzałego awokado dokoła. Całość zaczyna się sypać w dziwny (na pierwszy rzut oka nieprzewidywalny) sposób.
W najprostszym przypadku byłbyś jedynym autorem pliku. Przyjmijmy jednak, że swój plik przesłałeś do kierownika innego działu. On przekazał plik do asystentki/a, raczej słabo znającej się na Excelu. Za parę chwil Pan Demolka już siedzi cichutko na kanapie wcinając popcorn i obserwując rozwój wydarzeń. Właśnie wtedy tabele strukturalne mogą ocalić romantyczny wieczór w kinie, na który się wybierasz! Zatem do dzieła, utwórzmy prostą tabelę.

• Zacznij od utworzenia czystego arkusza Excela: w oknie Excela wybierz Plik > Nowy > Pusty skoroszyt
  
• Teraz pora na nagłówki. Stwórzmy na przykład jakąś listę faktur, zawierającą nagłówki: Data, Numer, Dostawca, Kwota netto, Vat% oraz Kwota brutto. Wpisz proszę te nazwy w komórki, zaczynając od B2. Utworzą one wiersz nagłówków jak na ekranie poniżej:
  
• Zgodnie z przyzwyczajeniami, część z użytkowników próbowałaby teraz dodać jakieś ramki lub formatowanie. Wstrzymaj się z tym chwilę. Zauważ, że komórki, które wypełniłeś, tworzą prostokątny obszar w arkuszu. Kliknij teraz myszką w jeden z wpisanych nagłówków i na klawiaturze wciśnij skrót CTRL+L.
• Na ekranie pojawi się okno dialogowe. Zwróć uwagę, że wpisane przez Ciebie nagłówki zostały otoczone "maszerującymi mrówkami".
  
• W oknie dialogowym upewnij się, że cały obszar danych, który zamieniasz na tabelę, został prawidłowo zaznaczony przez Excela. Jeżeli przed wciśnięciem CTRL+L aktywna komórka znajdowała się w większym obszarze wypełnionych komórek (n.p. komórki układające się w kształt tabeli z nagłówkiem w pierwszym wierszu), Excel będzie próbował odgadnąć gdzie leżą granice tego obszaru. Możesz oczywiście poprawić zakres, tak aby obejmował cały potrzebny obszar.
• Teraz pora aby dać znać Excelowi, czy w Twoim obszarze znajdowały się jakieś nagłówki. Jeśli tak - zaznacz proszę checkbox If it is so - please check checkbox "Moja tabela ma nagłówki". W naszym ćwiczeniu zaznaczamy oczywiście, gdyż mamy nagłówki wpisane w zaznaczonych komórkach. Zaznacz ptaszek i wciśnij przycisk OK.

Możesz już cieszyć oczy swoją nową tabelą. Zauważ, że nagłówki, które wpisałeś, automatycznie zostały zamienione na nagłówki tabeli. Excel nie toleruje tabel, które nie miałyby chociaż jednego wiersza danych. Przygotował za Ciebie jeden pusty wiersz w tabeli. W przyszłości, jeśli będziesz potrzebował usunąć wszystkie wiersze - tabela również wróci do takiej samej postaci, jak teraz: nagłówki i jeden pusty wiersz.

W momencie kiedy aktywna komórka znajduje się wewnątrz tabeli, Excel pokazuje dodatkową wstążkę poleceń Narzędzia tabel > Projektowanie. Umożliwia ona pracę z tabelą i dostosowywanie jej wyglądu i obsługi. Wstążka ta pokaże się również jeśli zaznaczysz kilka komórek znajdujących się w rejonie tabeli.

Nowo tworzone tabele są nazywane automatycznie według schematu "Tabela1", "Tabela2", itd. Dobrym nawykiem jest jednak nadawanie tabelom unikalnych nazw, związanych z ich zawartością. Doświadczeni projektanci przeważnie zaczynają nazwy tabel od stałego prefiksu, np. "tbl". Ułatwia to potem odnajdowanie tabel, kiedy będziesz się chciał do nich odwołać.

• Na wstążce Projektowanie znajdź pole Nazwa tabeli. Ponieważ w naszej tabeli są faktury, nazwijmy ją "tblFaktury".
  

No i po co to wszystko? Co ja z tego będę miał? Zobaczmy jakie są korzyści, z używania tabel strukturalnych.

1. Spójne i czytelne formuły

Kiedy pierwszy raz miałem do czynienia z tabelami strukturalnymi, mój zachwyt wzbudziła przejrzystość, z jaką można tworzyć formuły odwołujące się do poszczególnych kolumn. Nasza tabela zawiera wartości netto, brutto i % podatku. Umieszczone są one w kolumnach E:G. Przed wstawieniem tabeli, aby utworzyć formułę przeliczającą wartość brutto z kwoty netto, musiałbyś wpisać w komórce G3 np. taką formułę:

=E3*(1+F3)

Przy prostych i krótkich formułach, względnie łatwo zrozumieć, skąd biorą się poszczególne wartości. Często jednak tworzysz trochę dłuższe formuły. Jeśli do tego w formułach używasz odwołań do innych arkuszy w skoroszycie, analizowanie działania staje się żmudne i wymaga sporo koncentracji. Jak to zatem wygląda, gdy odwołujesz się do kolumny tabeli? Stwórzmy w naszym przykładzie formułę liczącą kwotę brutto.

• Przejdź do komórki G3 i zacznij wpisywać formułę od znaku "="
• Kliknij w komórkę E3 (Kwota netto) w tym samym wierszu. Co umieścił Excel w tekście formuły, zamiast adresu E3? Nazwę kolumny z nagłówka tabeli, ujętą w kwadratowe nawiasy: [Kwota netto]
• Kontynuuj tworzenie formuły dopisując dalszą część "*(1+"
• Kliknij w komórkę F3 (Vat%) i dopisz zamykający nawias ")". Zatwierdź formułę klawiszem ENTER
• Wróć do komórki G3 i zobacz, jak czytelnie wygląda jej treść. Po wciśnięciu klawisza F2 - zobaczysz podświetlone kolorami kolumny źródłowe, użyte w formule.
  
  Myślę, że już na pierwszy rzut oka jesteś w stanie powiedzieć, co robi ta formuła. W dalszej części powiem więcej o tym, jak Excel tworzy odwołania do kolumn. Dowiecie się też, jak odwoływać się do poszczególnych wierszy oraz do całych kolumn. Na ten moment jednak zyskane doświadczenie powinno pozwolić Ci tworzyć pierwsze proste formuły w oparciu o tabele.
• Sprawdźmy czy nasza formuła działa. Wpisz jakieś dane w pozostałych kolumnach, np. jak na ekranie poniżej:
  

Jak widzisz, formuła liczy prawidłowo, mimo iż nie zawiera bezpośrednich adresów poszczególnych komórek. To jednak nie wszystko.

2. Kolumny obliczeniowe

Jednym z problemów, które mogłeś napotkać przed rozpoczęciem korzystania z tabel strukturalnych, jest problem z zapewnieniem spójności formuł w zmieniającym się obszarze danych. Kiedy w przygotowanym przez Ciebie zakresie zabraknie miejsca, dopisujesz nowe wiersze poniżej. Musisz wtedy pamiętać o skopiowaniu formuł do nowych wierszy. Tabele strukturalne mają coś dla Ciebie!

• Wróć do arkusza z naszą tabelą i ustaw się w komórce poniżej kolumny data, tuż pod tabelą (B4)
• Wpisz w komórce B4 datę kolejnej faktury i wciśnij ENTER
  

Zauważ, że obszar tabeli automatycznie rozszerzył się na nowy wiersz danych. To jednak nie wszystko. W komórce G4 pojawiło się 0. Aktywuj komórkę G4, aby zobaczyć formułę:

Jak widzisz, formuła wpisana przez nas w pierwszym wierszu, automatycznie przeniosła się do kolejnego dodanego wiersza. Excel potraktował kolumnę Kwota brutto jako kolumnę obliczeniową. Autokorekta samoczynnie przenosi formułę kolumny do nowo dodawanych wierszy. Zmiana formuły w jednej komórce również automatycznie przenosi się na całą kolumnę:

• Kliknij w jedną z komórek kolumny Kwota brutto
• Zmodyfikuj formułę na inną:

  =[Kwota netto]+[Kwota netto]*[Vat%]

  i zatwierdź ENTER-em
• Sprawdź co się stało z formułami tej kolumny w pozostałych wierszach

Kolumny obliczeniowe zdecydowanie ułatwiają pracę, bo nie musisz już pamiętać o kopiowaniu zmian do pozostałych wierszy. Gdy zmienia się rozmiar tabeli - formuły samoczynnie kopiują się do nowych wierszy.

I to już wszystko?

Nie, to nie koniec. Z uwagi na zakres zagadnienia tabel, zdecydowałem się rozwinąć ten temat bardziej szczegółowo w kolejnym poście. Zapraszam do lektury już wkrótce. Oczywiście wszelkie komentarze są mile widziane. Do usłyszenia wkrótce!